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Ti è mai capitato di proporre un cambiamento e vedere immediatamente resistenza o confusione nel tuo team? Se sì, non sei il sol*.

La gestione del cambiamento è una delle sfide più grandi che leader, manager e imprenditori (ma anche coach e consulenti) affrontano quotidianamente.

Mi chiedo spesso cosa succederebbe se esistesse un modo per coinvolgere le persone in modo efficace, riducendo al minimo la resistenza e massimizzando la collaborazione?

Il modo esiste, è semplice ma non banale e per funzionare va seguito alla lettera. E’ un metodo in quasi fasi, vediamole insieme. Queste quattro fasi, se applicate correttamente, possono rendere il processo molto più fluido: comprendere, pianificare, implementare e comunicare. Questi passaggi non solo aiutano a gestire il cambiamento, ma anche a coinvolgere le persone, creando un senso di appartenenza e responsabilità condivisa.

Comprendere: cosa sta davvero accadendo?

Domandati: come posso coinvolgere le persone se prima non ho chiaro io stess* il cambiamento?

Il primo passo per coinvolgere le persone nel cambiamento è comprendere esattamente cosa sta accadendo e perché. Prima di proporre un cambiamento a un team, è fondamentale che tu, come manager o leader, abbia una visione chiara del contesto, delle sfide e delle opportunità. Questo significa non solo analizzare dati e tendenze, ma anche considerare l’impatto umano ed emotivo del cambiamento.

Uno dei più grandi errori che si commettono è cercare di implementare cambiamenti senza una piena comprensione del perché siano necessari. Le persone hanno bisogno di una motivazione chiara per sostenere il cambiamento, altrimenti lo vedranno solo come un’iniziativa imposta dall’alto.

Uno studio di Kotter (1996) dimostra che il 70% dei cambiamenti aziendali fallisce a causa della mancanza di comprensione e coinvolgimento nelle prime fasi. Le persone, infatti, sono più inclini a collaborare quando capiscono le ragioni dietro un cambiamento e vedono il valore che ne può derivare.

Coinvolgere il team sin dalle prime fasi di comprensione è essenziale. Chiedi loro feedback, ascolta le loro preoccupazioni e cerca di capire come il cambiamento potrebbe influenzare il loro lavoro. Quando le persone sentono di essere state ascoltate, sono più inclini a collaborare.

Pianificare: dove stiamo andando e come ci arriviamo?

Domandati: una volta compreso il cambiamento, come posso pianificarlo in modo efficace coinvolgendo il team?

Il secondo passo per coinvolgere le persone è pianificare insieme a loro. Una pianificazione ben strutturata è essenziale, ma deve essere un processo collaborativo. Quando il team sente di avere voce in capitolo nella definizione del piano d’azione, si sente più responsabilizzato e motivato a contribuire al successo.

Nel coaching dinamico, lo facciamo utilizzando momenti di formazione, mentoring e coaching a seconda del livello di comprensione e approfondimento richiesto dalle persone, dai reparti o dalle fasi del processo.

Coinvolgere le persone nella pianificazione permette loro di capire meglio come il cambiamento si allinea con i loro obiettivi individuali e con quelli aziendali. Questo crea un forte legame tra il successo del cambiamento e la loro crescita personale e professionale.

Un’analisi di McKinsey & Company (2016) sottolinea come i processi di cambiamento che includono il coinvolgimento attivo del team nelle fasi di pianificazione abbiano una probabilità di successo superiore del 50%.

Implementare: come facciamo a farlo funzionare?

Domandati: quali strategie posso adottare per implementare il cambiamento senza generare resistenze?

L’implementazione è la fase più critica, e qui si vede se il piano si traduce in azione concreta. Per evitare che il cambiamento diventi un’idea ben pianificata ma mai realizzata, è necessario che le persone siano attivamente coinvolte nel processo di implementazione. Questo significa dare loro strumenti, supporto e feedback continui.

Un elemento fondamentale durante questa fase è la creazione di una cultura della responsabilità e della fiducia. Le persone devono sapere che, se incontrano difficoltà, ci sarà supporto da parte dei leader e dei colleghi. Nessun cambiamento è privo di sfide, ma affrontarle insieme rafforza il senso di squadra.

È importante celebrare anche i piccoli progressi. Un errore comune è attendere il completamento del cambiamento prima di riconoscere i successi. Invece, ogni fase completata con successo deve essere celebrata, per mantenere alto il morale e rafforzare la motivazione del team.

Comunicare: come manteniamo tutti allineati?

Domandati: come posso garantire che la comunicazione rimanga chiara e costante durante tutto il processo?

La comunicazione è la colla che tiene insieme tutto il processo di cambiamento. Non importa quanto bene hai compreso, pianificato o implementato il cambiamento: se non comunichi correttamente con il team, c’è un alto rischio di fallimento.

Comunicare non significa solo trasmettere informazioni. Significa ascoltare, rispondere alle domande, affrontare i dubbi e chiarire continuamente cosa sta accadendo. Durante il cambiamento, la trasparenza è cruciale. Le persone devono sapere cosa ci si aspetta da loro e come il cambiamento procede.

Un buon leader o manager utilizza canali di comunicazione multipli per raggiungere tutti: incontri regolari, aggiornamenti via email, messaggi informali. Nel coaching dinamico, si consiglia di mantenere un dialogo aperto e frequente, incoraggiando il team a condividere feedback in ogni fase del processo.

Non dimenticare che la comunicazione non è un’attività una tantum. È un processo continuo che deve essere mantenuto durante tutte le fasi del cambiamento, per assicurarsi che il team sia sempre allineato.

Conclusione: coinvolgere le persone per un cambiamento condiviso

Coinvolgere le persone nel cambiamento è una sfida, ma può essere gestita in modo efficace attraverso un processo strutturato. Dalla comprensione del contesto, alla pianificazione collaborativa, passando per un’implementazione supportata e una comunicazione trasparente, ogni fase è fondamentale per garantire il successo.

Non dimenticare che il cambiamento non è solo un processo operativo, ma anche emotivo. Quando le persone si sentono coinvolte, ascoltate e supportate, sono molto più disposte ad abbracciare il cambiamento come un’opportunità di crescita, piuttosto che come una minaccia.

La prossima volta che affronterai un cambiamento, chiediti: come posso far sì che il mio team si senta parte di questo percorso? La risposta sta nelle quattro fasi di questo processo, che se ben applicate, ti porteranno a un cambiamento condiviso e duraturo.

 

Se vuoi approfondire il tema, il percorso il HR Coach fa al caso tuo. Scrivi a coaching@ellecubica.it per ricevere maggiori informazioni.

 

Autrice : Lucilla Rizzini

Founder @Ellecubica; Professional Certified Coach PCC

 

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